Ψηφιοποιούνται 65 εκατ. διπλωματικά έγγραφα του υπουργείου Εξωτερικών

Με την ψηφιοποίηση του Δημοσίου να επιδιώκεται να προχωρήσει με γοργό ρυθμό, ένα από τα έργα που έθεσε πρόσφατα σε δημόσια διαβούλευση η Κοινωνία της Πληροφορίας είναι η ψηφιακή αρχειοθέτηση του Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου του υπουργείου Εξωτερικών, που αποτελείται από 65 εκατομμύρια σελίδες διαφόρων διαστάσεων. Τα έγγραφα είναι σε ορισμένες περιπτώσεις σε χαρτί αλλοιωμένο και ευαίσθητο τόσο από τον χρόνο όσο και τη χρήση του, με τους φακέλους να περιλαμβάνουν φωτογραφίες, δακτυλογραφημένα έγγραφα, χειρόγραφα, αποκόμματα εφημερίδων και χάρτες.

Χειρόγραφα

Επίσης, το αρχειακό υλικό περιλαμβάνει τόσο χειρόγραφα έγγραφα όσο και δακτυλογραφημένα, από τα οποία πολλά περιέχουν επιπρόσθετες χειρόγραφες σημειώσεις σε τυχαία σημεία τους. Το αρχείο, το οποίο διαχειρίζεται η Υπηρεσία Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου (ΥΔΙΑ) του υπουργείου Εξωτερικών, αποτελεί βασικό εργαλείο για την άσκηση εξωτερικής πολιτικής και διπλωματίας, περιλαμβάνοντας έγγραφα, αλληλογραφία, διπλωματικές ενέργειες, αποτελέσματα εξωτερικής πολιτικής κ.λπ. Για την άσκηση της διπλωματίας και της εξωτερικής πολιτικής η αναδρομή στο περιεχόμενο του αρχείου αποτελεί καθημερινή πρακτική και απαραίτητη προϋπόθεση για τις επόμενες διπλωματικές ενέργειες.

Συνεπώς, όπως αναφέρει το τεύχος της δημόσιας διαβούλευσης, ο ψηφιακός μετασχηματισμός του αρχείου αποτελεί μονόδρομο αλλά και απαραίτητη προϋπόθεση, καθώς θα διασφαλίζεται η άμεση πρόσβαση στην πληροφορία, στο συντομότερο χρονικό διάστημα, σε όποιο βάθος χρόνου απαιτεί η αναζήτηση. Επίσης θα καθίσταται εφικτή η εφαρμογή εννοιολογικών αναζητήσεων βασισμένων σε σύγχρονα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης για τη δημιουργία λογικών φακέλων που θα περιλαμβάνουν το σύνολο του τεκμηριωτικού υλικού καθώς και των σχετικών συνδεδεμένων εγγράφων.

Αποθήκευση

Ο ανάδοχος του έργου, προϋπολογισμού 37,6 εκατ. ευρώ (συμπεριλαμβανομένων των δικαιωμάτων προαίρεσης), θα πραγματοποιήσει, εκτός από την ψηφιακή αρχειοθέτηση των 65 εκατ. σελίδων του Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου του υπουργείου Εξωτερικών, τη μικροφωτογράφισή του με σκοπό την ασφαλή μακροχρόνια διατήρηση και αποθήκευσή του. Επίσης, θα προχωρήσει στην καταλογογράφηση και καταχώριση των απαραίτητων μεταδεδομένων. Στα μεταδεδομένα βασίζεται η εύκολη αναζήτηση των εγγράφων στο νέο ψηφιακό Διπλωματικό και Ιστορικό Αρχείο της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου (ΥΔΙΑ) του υπουργείου Εξωτερικών. Ακόμη ο ανάδοχος θα αναπτύξει το πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης του ψηφιοποιημένου υλικού αλλά και κάθε νέου εγγράφου – τεκμηρίου που διαχρονικά θα προστίθεται στην ψηφιακή συλλογή.

Τεχνητή νοημοσύνη

Σκοπός του έργου είναι η δημιουργία επιχειρησιακού εργαλείου τεχνητής νοημοσύνης που θα επιτρέπει την εννοιολογική αναζήτηση των εγγράφων. Ετσι, σε συνδυασμό με την ψηφιοποίηση και τον συσχετισμό των σχετικών εγγράφων του αρχείου του υπουργείου Εξωτερικών, θα διασφαλίζεται η άμεση πρόσβαση στην πληροφορία, στο συντομότερο χρονικό διάστημα, σε όποιο βάθος χρόνου απαιτεί η αναζήτηση, με υποστήριξη εννοιολογικών αναζητήσεων.

Τα βασικά οφέλη της ψηφιακής αναβάθμισης των συστημάτων της Υπηρεσίας Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου του ΥΠΕΞ περιλαμβάνουν τη βελτίωση της εργασίας του προσωπικού, την εξοικονόμηση οικονομικών πόρων και την ελαχιστοποίηση του χρόνου διεκπεραίωσης των αιτημάτων. Εξουσιοδοτημένοι χρήστες θα αποκτήσουν τη δυνατότητα πρόσβασης στα στοιχεία και θα διευκολυνθεί και η πρόσβαση σε αναζητούμενη πληροφορία και, τελικά, στη διαμόρφωση σχετικής πολιτικής. Σημειώνεται ότι η δημόσια διαβούλευση θα διαρκέσει περίπου μέχρι τα μέσα Αυγούστου.

moneyreview.gr

Ακολουθήστε το Money Review στο Google News