Ο «πονοκέφαλος» της υποστελέχωσης: Τρία πράγματα που μπορούν να αλλάξουν στη δουλειά

Όταν αποχωρεί ένας εργαζόμενος συνήθως ο φόρτος εργασίας μετακυλίεται στους υπόλοιπους της ομάδας μέχρι να βρεθεί κατάλληλο άτομο προς αντικατάσταση. Η περίοδος αυτή μπορεί να διαρκέσει μήνες ή ακόμη και να καταστεί μόνιμη, προκαλώντας «πονοκέφαλο» και για τους προϊσταμένους, οι οποίοι καλούνται να βρουν την νέα ισορροπία, χωρίς να μειωθεί η αποδοτικοτητα.

Μεταξύ των πρώτων λύσεων που έρχονται κατά νου είναι βέβαια η ανακατανομή των αρμοδιοτήτων, η πρόσληψη προσωρινών αντικαταστατών και η σωστή διανομή των επουσιωδών εργασιών. Παράλληλα όμως, σύμφωνα με την Margaret Luciano, Επίκουρη Καθηγήτρια management και οργάνωσης στο πανεπιστήμιου της Πενσυλβάνιας, υπάρχουν τρεις ακόμη θεμελιώδεις συμβουλές για όσους διαχειρίζονται υποστελεχωμένες ομάδες:

1. Αλλαγή προγράμματος

Ένας από τους ταχύτερους τρόπους για να αυξηθεί η αποδοτικότητα μίας επαγγελματικής ομάδας είναι να δοθεί προτεραιότητα στα έργα που χρήζουν άμεσης προσοχής και να ανασταλούν όσα δεν επείγουν. Προκειμένου να αφιερώνουν οι εργαζόμενοι το 100% της προσοχής τους στα επείγοντα θέματα, θα πρέπει παράλληλα να υπάρξει άψογος προγραμματισμός στα μεγάλα πρότζεκτ, αλλά και μακροπρόθεσμοι στόχοι για την ολοκλήρωσή τους. Αυτό αφήνει το περιθώριο στον κάθε εργαζόμενο να διαχειριστεί καλύτερα τον χρόνο του, αλλά και να επικεντρωθεί στα πιο σημαντικά, τονίζει η Luciano σε κείμενό της στο Harvard Business Review.

2. Προτεραιότητες στις σωστές ανάγκες

Το γεγονός ότι μία ομάδα είναι υποστελεχωμένη δεν σημαίνει ότι θα πρέπει να συρρικνωθεί το εύρος της δουλειάς. Όταν για παράδειγμα μία επιχείρηση διαχειρίζεται πελάτες, δεν χρειάζεται να τους μειώσει προκειμένου να επιβιώσει σε μία κακή περίοδο. Αντιθέτως, τονίζει η Luciano, θα πρέπει απλώς να ξεχωρίσει ποιες είναι οι προτεραιότητες για τον κάθε πελάτη και να εστιάσει σε αυτές. Δεν απαιτούν όλα τα θέματα την ίδια προσοχή και τον ίδιο χρόνο, υπογραμμίζει η ίδια.

3. Γρήγορες επεμβάσεις

Για να λειτουργήσει αποδοτικά ένα υποστελεχωμένο τμήμα θα πρέπει να καταργηθούν οι τεχνικές ή γραφειοκρατικές διαδικασίες, οι οποίες καθυστερούν τις καθημερινές εργασίες. Ενδεικτικά, ίσως σε ορισμένα πρότζεκτ να αρκεί μία έγκριση αντί για τρεις ή τα σχόλια για ένα έργο μπορούν να συνοψισθούν σε ένα έγγραφο ή για κάποια επαναλαμβανόμενη εργασία μπορεί να δημιουργηθεί ένα προσχέδιο.

moneyreview.gr με πληροφορίες από Harvard Business Review

Διαβάστε επίσης:

Κάνατε κάποιο λάθος στη δουλειά; 5 τρόποι να το αντιμετωπίσετε

Ο ιδρυτής του LinkedIn αποκαλύπτει το μυστικό της επιτυχίας – Δεν είναι αυτό που νομίζετε

Τα πέντε λάθη που οδηγούν σε παραιτήσεις και απολύσεις

Ακολουθήστε το Money Review στο Google News